Privacybeleid
PRIVACYBELEID VAN DE ASSER HISTORISCHE VERENIGING
Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Asser Historische Vereniging (hierna: AHV) verwerkt van haar leden, donateurs, relaties of andere geïnteresseerden.
Indien u lid wordt van de AHV, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan de AHV verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken. Wij adviseren u om het privacybeleid door te lezen en te bewaren voor uw eigen administratie.
N.B.
Leden: natuurlijke personen die zich aangemeld hebben bij de vereniging, jaarlijks de contributie voldoen en elk nummer van het Asser Historisch Tijdschrift krijgen toegestuurd (of de aan leden gekoppelde combi-leden die op hetzelfde adres wonen). Donateurs: natuurlijke personen, bedrijven, instellingen etc. die jaarlijks een bedrag aan de AHV overmaken dat minimaal hetzelfde is als de jaarlijkse contributie voor leden. Ook donateurs krijgen elk nummer van het Asser Historisch Tijdschrift toegestuurd, maar zij hebben niet dezelfde rechten als leden en kunnen niet stemmen tijdens ledenvergaderingen. Relaties: verenigingen, natuurlijke personen, bedrijven, instellingen etc. die geen contributie of donatie betalen maar wel elk nummer van het Asser Historisch Tijdschrift krijgen toegestuurd. Bijvoorbeeld andere historische verenigingen (die in ruil hun tijdschrift naar de AHV sturen) en de gemeente Assen.
Andere geïnteresseerden: deelnemers aan activiteiten van de AHV, mensen die vragen stellen aan de AHV, etc. Het contact gaat hierbij niet uit van de AHV, maar van de belangstellende.
1. Bereikbaarheid en verantwoordelijkheid
De AHV houdt kantoor aan de Vaart Zuidzijde 71 in Assen / postadres: Postbus 10066, 9400 CB Assen, KvK-nummer 40048040.
Het kantoor is geopend op maandagen (18.45 – 21.15 uur), woensdagen (10.00 – 12.30 en 13.30 – 16.00 uur) en vrijdagen (13.30 – 16.00 uur). Daarnaast is de vereniging bereikbaar via de website ahvassen.nl en via de mail
Op de website en in de nieuwsbrief, die eenmaal per kwartaal aan alle leden wordt gestuurd, zijn contactgegevens van de bestuursleden en de ledenadministratie te vinden.
De bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor de secretaris, de eventuele tweede secretaris, de penningmeester, de ledenadministrateur en de assistent ledenadministrateur. Waar nodig geven zij inzage in deze gegevens aan de bestuursleden van de vereniging. Namen en contactgegevens van deze functionarissen zijn te vinden op de website en in de nieuwsbrief.
2. Gegevens
- 2.1 In het kader van lidmaatschap, donateurschap of relatie worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a) voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht;
b) adresgegevens;
c) facultatief: telefoonnummer en mailadres;
d) bankrekeningnummer;
e) facultatief: belangstelling en vaardigheden. - 2.2 De AHV verwerkt de onder 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a) versturen van het Asser Historisch Tijdschrift plus nieuwsbrief;
b) versturen van eventuele tussentijdse extra nieuwsbrieven of andere mededelingen die niet kunnen wachten tot de reguliere volgende nieuwsbrief;
c) versturen van een digitale nieuwsbrief of mededeling;
d) verwerken van aanmeldingen, wijzigingen, opzeggingen en andere zaken in de ledenadministratie;
e) de jaarlijkse betaling van de contributie en noodzakelijke correspondentie hierover in de vorm van de jaarlijkse factuur, wijzigingen, betalingsherinneringen, aanmaningen, het beantwoorden van vragen, etc.;
f) versturen van aangevraagde folders, boeken en andere producten van de AHV;
g) het beantwoorden van vragen van leden en belangstellenden. - 2.3 De drukker van het Asser Historisch Tijdschrift ontvangt voor de verzending van elk tijdschrift c.q. nieuwsbrief een verzendlijst, waarin de namen en adressen van alle leden, donateurs en relaties worden vermeld. De drukker gebruikt deze lijst alleen voor het aanmaken van de adreslabels, zodat het tijdschrift c.q. nieuwsbrief kan worden verzonden. De drukker maakt geen ander gebruik van deze verzendlijst. De AHV verstrekt de onder 2.1 genoemde persoonsgegevens aan geen enkele andere partij.
3. Bewaartermijnen
De AHV verwerkt en bewaart de persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap, donateurschap of relatie. Aangezien in de praktijk is gebleken dat lidmaatschappen soms enige tijd na opzegging opnieuw worden geactiveerd, belangstellenden regelmatig nieuwe vragen stellen of een uitgave van de AHV willen aanschaffen – kortom, dat contact vaak wordt hernieuwd, worden de gegevens na opzegging, beantwoording van een vraag of iets dergelijks niet automatisch vernietigd tenzij de betrokken persoon nadrukkelijk daarom vraagt. Zie verder artikel 5.
4. Beveiligingsmaatregelen
Ter bescherming van de persoonsgegevens heeft de AHV passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. De gebruikte software voldoet aan alle eisen. De computers in het kantoor van de AHV zijn dusdanig beveiligd dat de daarin opgeslagen persoonsgegevens alleen kunnen worden bekeken door de secretaris, de eventuele tweede secretaris en de ict-beheerder. Daarnaast zijn de persoonsgegevens opgeslagen in de cloud, waartoe alleen de in artikel 1 genoemde personen toegang hebben. Voor de boekhouding en de ledenadministratie wordt gebruik gemaakt van een professionele administratie, te weten het pakket van e-boekhouden. Dit pakket voldoet aan alle eisen.
5. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten
- 5.1 Via de ledenadministratie van de AHV kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen en/of te verwijderen. De AHV reageert binnen een maand na ontvangst van uw verzoek.
- 5.2 Als u bezwaar wilt maken tegen de verwerking en het gebruik van uw persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 2, kunt u hierover contact opnemen met de ledenadministratie.
- 5.3 Als u een klacht heeft over de wijze waarop de AHV uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u hierover contact opnemen met de secretaris van de vereniging.
- 5.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunnen worden gericht aan het bestuur via de secretaris.
Voor contactgegevens zie artikel 1.
6. Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. Wijzigingen worden bekendgemaakt via de website en de nieuwsbrief.
Dit privacybeleid is opgesteld in mei 2018.
De laatste wijziging dateert van 11 juli 2018.
